De komst van een nieuwe medewerker is altijd leuk, maar tegelijkertijd ook spannend. Na zorgvuldig een keuze gemaakt te hebben, is het tijd om de nieuwe medewerker zo snel mogelijk in te leiden in en zich thuis te laten voelen in de organisatie. Dit proces staat bekend als onboarding en is bedoeld om de medewerker zich betrokken te laten voelen bij de visie, strategie, cultuur en doelstellingen van de organisatie. Een goede onboarding draagt bij aan het succes van de medewerker en uiteindelijk ook aan het succes van de organisatie.
Onboarding is een breed begrip dat vaak niet volledig begrepen is. Grofweg bestaat het proces uit drie onderdelen: informeren, verwelkomen en begeleiden. Hieronder wordt dieper ingegaan op elk onderdeel.
De eerste categorie, informeren, omvat alle inspanningen om de nieuwe medewerker van informatie, materialen en ervaringen te voorzien. Deze categorie is op zichzelf zo breed dat deze weer op te delen is in drie subcategorieën.
Communicatie
Als eerste gaat het erom dat de nieuwe medewerker goed wordt geïnformeerd. Duidelijke communicatie tussen organisatie en medewerker zijn daarbij van groot belang. Denk hierbij aan welkomstbrief of een informerend gesprek over het product, de visie of de geschiedenis van de organisatie. Ook is een opzet met verwachtingen en verantwoordelijkheden voor de medewerker erg nuttig.
Hulpmiddelen (resources)
Ten tweede gaat het erom dat de nieuwe medewerker voorzien is van hulpmiddelen om goed te starten. Het belangrijkste is natuurlijk dat de werkplek gereed is, er een werkende computer staat, en dat de inlogcodes en pasjes klaarliggen. Daarnaast gaat het er ook om dat er een plan voor ontwikkeling is, zodat de medewerker een richtlijn heeft voor de eerste maand(en).
Training
De derde subcategorie gaat om het faciliteren van kennis en vaardigheden die een nieuwkomer nodig heeft. Het observeren of meelopen met een ervaren medewerker is een goed voorbeeld hiervan. Ook is een welbekende on-the-job training uitstekend om vaardigheden bij te leren, of een presentatie van experts binnen de organisatie om kennis op te doen.
Tip over informeren: Wees duidelijk over een dresscode als die er is. Zorg voor een wegwijzer. Niet alleen voor het gebouw, maar ook vooral voor de website. Geef daarbij een lijst met termen en afkortingen die veel gebruikt worden in de organisatie. Geef ook een lijst met namen en informatie van belangrijke personen, zodat de nieuwe medewerker gelijk weet waar die heen kan met vragen of problemen. Om helemaal goed van start te gaan kan je ook een (online) oriëntatieprogramma toevoegen met bijvoorbeeld presentaties van experts.
Deze categorie staat in het teken van het vieren dat er een nieuwe medewerker is. Hier gaat het om het uiten van waardering dat diegene het team komt versterken en een kans om collega’s te ontmoeten door bijvoorbeeld een meeting. Een aankondigingsmail is een goed hulpmiddel om collega’s voor te bereiden op de komst van de nieuwe medewerker.
Tip over verwelkomen: Wees op tijd, niet alleen de manager of leidinggevende, maar iedere directe collega. Dit geeft een goede eerste indruk en laat ook ruimte om een praatje te maken voor de dag begint. Verzorg een sociaal evenement voor alle nieuwe medewerkers om elkaar te leren kennen en ze daarbij te informeren over belangrijke zaken.
De laatste categorie gaat om directe hulp. Het aanstellen van een mentor, iemand anders dan de manager, zodat er begeleiding uit een andere invalshoek is. Een contactpunt voor vragen is ook belangrijk en vaak is de HR-afdeling hiervoor verantwoordelijk.
Tip voor begeleiden: Wijs een buddy aan voor de nieuwe medewerker. Een buddy werkt namelijk twee kanten op. de nieuwe medewerker zal zich sneller betrokken voelen bij de organisatie en de ervaren medewerker voelt zich meer toegewijd, meer tevreden en ook meer betrokken bij de organisatie. Belangrijk is dat de buddy iemand anders dan de manager is, omdat de nieuwe medewerker zich niet bedrukt moet voelen om gelijk alles goed te doen voor deze buddy. Als laatste, maar zeker niet de minste, doe een check-back met de nieuwkomer. Vraag aan het eind van de dag hoe het is gegaan en wat de werknemer ervan vond. Dit geeft de nieuwe medewerker een goede ervaring en je krijgt gelijk feedback over de onboarding zelf.
.jpg)
Bij de meeste organisaties begint de introductie tot de organisatie en het team op de eerste werkdag. Er zijn ook organisaties die eerder beginnen met onboarding. Die beginnen al na het tekenen van het contract. Deze periode tot de eerste werkdag wordt dan preboarding genoemd.
Bepaalde onderdelen hiervan zijn voorbereidingen op de eerste werkdag en doet eigenlijk iedereen zonder dat die het preboarding noemt. Dit zijn zaken als het regelen van werkplekken, computers, reisvergoedingen en andere praktische zaken. Sommige organisaties springen in het oog, omdat zij al beginnen met informeren en verwelkomen voor de eerste dag. Reacties van kandidaten laten zien dat dit erg begunstigend is voor een goede onboarding en een positieve ervaring van de allereerste weken.
Succesvolle onboarding heeft vele voordelen. Eén van de belangrijkste daarvan is het behouden van de nieuwe medewerkers. Het wervings- en selectieproces kost veel geld en tijd dus je wilt geen tijd verspillen aan medewerkers die weer snel vertrekken. Uit onderzoek blijkt dat de eerste 30 dagen voorspellend zijn voor het behouden van werknemers. Een goede onboarding heeft veel invloed hierop en kan zeker het verschil maken. Zo blijkt uit onderzoek bij Appical dat een goede onboarding het behoud van werknemers verhoogt met 82%. Na 3 jaar wilde zelfs 69% van de medewerkers nog steeds bij het bedrijf blijven als zij een goede onboarding ervaring hebben gehad.
Naast het behouden van medewerkers wil je ook graag dat ze toegewijd, betrokken en gelukkig zijn met betrekking tot het werk en de organisatie. Onboarding heeft hier ook een goede invloed op. 70% vindt dat vrienden hebben op het werk, het belangrijkste element is voor een gelukkig werk leven. Door een goede onboarding zullen nieuwe medewerkers zich sneller verbonden met elkaar voelen, sneller vrienden worden met collega’s en meer toewijding geven aan het werk.
Or request a callback here.
